För att förebygga uppkomsten av svåra samtal kan du aktivt arbeta med att regelbundet ge feedback till de du arbetar med, i detta fall dina stakeholders. Det är viktigt att bygga upp gemensamma förväntningar från båda hållen för att kunna återkoppla och ge feedback till varandra. Men hur börjar man med det?
En bra start är att ge förstärkande feedback genom att uppmuntra befintliga beteenden hos de du arbetar tillsammans med. Det kan underlätta när du senare behöver ge konstruktiv feedback (för det kommer troligtvis behövas någon gång) om dina kollegor vet att det kommer från en god plats. Oavsett hur mycket du arbetar förebyggande kommer det dock att komma samtal du kommer behöva ta som konsult som kan kännas svåra.
Här kommer några tips som kan underlätta svåra samtal och förhoppningsvis se till att utfallet blir så bra som möjligt för alla parter!
Inför samtalet
KARTLÄGG SITUATIONEN
- För att du ska komma förberedd är det bra att kartlägga situationen som har uppstått och vad du vill få ut med samtalet. Ha en tydlig agenda.
PLANERA VAD DU SKA SÄGA OCH NÄR
- Skriv ner ett manus och planera när det är ett bra tillfälle att ta samtalet. Tips är att inte ta det precis innan helgen så du hinner möta motparten igen innan ni skiljs åt i några dagar.
AVSÄTT GOTT OM TID
- Boka in en tid så motparten hinner att smälta det du sagt och har sagt och har möjlighet att ställa frågor eller reagera på det du sagt.
Under samtalet
VAR SAKLIG
- Håll dig till din punktlista och linda inte in det du ska framföra. Det är sämre för er båda om du börjar släta över det du vill få fram. Du lämnar samtalet utan att ha fått fram rätt information och motparten kan lätt misstolka din information. När du skriver ditt manus ska motparten inte kunna missförstå vad du vill framföra.
TA DET LUGNT
- Hasta dig inte genom att ge informationen utan se till att det finns tid för motparten att ställa eventuella följdfrågor och ta in det du har fört fram.
- Låt motparten reagera på det har sagt och låt hen prata till punkt. Gå sedan tillbaka till varför du har bokat in samtalet.
Efter samtalet
RESPONS
- Du kan efter att ha meddelat det du vill få sagt fråga mottagaren hur den uppfattat det du sagt. Då kan du både få reda på om det landat så som du hade tänkt och om det finns några luckor eller missförstånd som du behöver fylla i.
- Tvinga inte ur mottagaren respons direkt om hen behöver smälta det du sagt men checka av efteråt om ni behöver ha ett uppföljningssamtal för att motparten ska få svara på feedbacken eller stämma av om det skett en förändring beroende på samtalets innehåll.
